En un momento como el actual que todo el mundo habla de “Teletrabajar” ( trabajar fuera de la oficina ) me gustaría hacer alguna reflexión y definir un poco mas el Teletrabajo y como se debería planificar para que sea verdaderamente eficaz en una situación como esta que no se sabe cuanto puede durar .
En primer lugar vamos a plantear unas preguntas básicas
¿Qué se entiende por teletrabajo?
¿Qué modalidades de teletrabajo existen?
¿Qué se necesita para cada tipo de teletrabajo?
¿Cómo se debe organizar el teletrabajo?
Podemos definir dos tipos de teletrabajo
Teletrabajo ocasional
Es el teletrabajo que se puede hacer unos días determinados y por unas personas definidas pero teniendo la base de operaciones , la oficina, disponible para el trabajo habitual .
En esta situación se realizan “fundamentalmente” actividades a distancia ( gestionar el correo electrónico , documentación , Llamadas telefónicas, etc.) , el resto de las actividades habituales en cualquier trabajo se realizan en la oficina ( reuniones , Brain Storming , consultas , presentaciones , etc.)
En este caso puede ser suficiente con un ordenador portátil , un teléfono móvil y una conexión a Internet básica .
Teletrabajo en una situación de emergencia
Es el verdadero teletrabajo ( hacer “todo” el trabajo de forma telemática por no tener disponible la oficina y no estar permitido el contacto físico de los trabajadores ) en este caso se necesitara tener preparado el entorno de teletrabajo con al menos lo siguiente :
INFRAESTRUCTURA
En el CPD de la sede central:
Infraestructura adicional para poder dar servicio remoto a casi toda la plantilla ( accesos seguros , VPNs , identificación de usuarios y gestión de privilegios en el acceso remoto , etc. )
Conexión a Internet redundada y de calidad dimensionada adecuadamente
En los domicilios de los empleados :
Ordenadores portátiles equipados adecuadamente
Periféricos necesarios ( impresora , scanner , etc. )
Aplicaciones para reuniones virtuales , multiconferencia, mensajería instantánea, software colaborativo, etc. .
Acceso remoto seguro ( cifrado y autentificado ) a sistemas informáticos corporativos en función de privilegios de los usuarios .
Conexión a Internet de calidad dimensionada adecuadamente para soportar todos los servicios
Una ubicación física cómoda y preparada para trabajar ( un despacho )
etc.
PROCESOS
Tener procesos de cómo actuar que conozcan los empleados es fundamental para que el trabajo no se resienta , podemos definir dos tipos de procesos fundamentales :
Procesos de comunicación a la plantilla de novedades, noticias internas, modificación de procesos, situación de la crisis , etc. bien estructurado y organizado ( no es eficaz el realizar llamadas telefónicas y además tiene el riesgo que las noticias no lleguen a toda la plantilla o lleguen distorsionadas ).
Procesos operativos propios de la empresa (suelen ser por departamento o unidad de trabajo ) un proceso de trabajo a modo de ejemplo puede ser una reunión a primera hora donde se reparten tareas , una reunión final donde se reporta lo realizado , procedimiento de consultas y trabajo colaborativo , etc.
Es importante resaltar que las empresas no deben basar toda su operativa, en una situación como la actual, en las aplicaciones gratuitas que están en el mercado ( Whatsup , Skype , etc.) que precisamente por ser gratuitas no proporcionan la seguridad ni garantizan una calidad de servicio , todos nos podemos acordar de las grandes caídas que han tenido aplicaciones como Facebook , Whatsup , etc. por saturación y que en ese caso agravarían la crisis.
Para concluir el verdadero teletrabajo, como todo, necesita:
Planificación
Organización
Comunicación
¡¡ entonces si que podremos decir que estamos tele trabajando de manera eficaz !!
